Politique d'utilisation des données personnelles

INTRODUCTION

1. Définitions 

Adhérent : désigne la société Santilly Pantin, SARL au capital de 80000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Bobigny, sous le numéro 582 007 902, dont le siège social est situé au 10 RUE DES POMMIERS Pantin 93500 .

Données ou Données Personnelles : désignent des informations permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique. 

GROUPE UDIFE : désigne UDIFE et UDIFE ASSURANCES.

• UDIFE : désigne la société UNION DIFFUSION INFORMATION FUNERAIRE EUROPEENNE, SA à conseil d’administration, au capital de 91.195,00 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de SAINT-MALO sous le numéro 384 721 619, dont le siège social est Z.A. de Beauséjour Trigavou 22490 PLESLIN-TRIGAVOU.

• UDIFE ASSURANCES : désigne la société UDIFE ASSURANCES – ASSISTANCE FUNÉRAIRE, filiale d’UDIFE, SAS au capital de 40.000,00 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de SAINT-MALO, sous le numéro 432 972 495, dont le siège social est Z.A. de Beauséjour Trigavou 22490 PLESLIN-TRIGAVOU.

Personnes Concernées : désignent les personnes physiques dont le GROUPE UDIFE et l’Adhérent traitent les Données, précisées à l’article 5.3 de la PUDP.

Responsable du Traitement : désigne la personne (physique ou morale) qui décide pourquoi le Traitement est mis en place (ses finalités) et comment (ses moyens).  

Traitement : désigne un ensemble d’opérations faites sur des Données (ex. collecte, accès, consultation, utilisation, conservation, suppression…).

2. Contexte

La société UDIFE est à la tête d’un réseau de pompes funèbres et marbriers indépendants en France.

UDIFE édite le site web accessible à l’adresse Santilly.le-choix-funeraire.com (ci-après le « Site ») afin de présenter l’activité de l’Adhérent, membre de son réseau, et de le mettre en relation avec des personnes intéressées par ses services via des formulaires de contact. 

Les utilisateurs du Site peuvent notamment demander à l’Adhérent des devis relatifs à la mise en œuvre de contrats de prévoyance obsèques. Ces devis sont préparés par l’Adhérent, en sa qualité de mandataire d’intermédiaire d’assurance, pour le compte d’UDIFE ASSURANCES, filiale d’UDIFE et courtier d’assurance.

Le GROUPE UDIFE et l’Adhérent sont donc amenées à traiter des Données dans le cadre de cette activité.

3. Objectifs de la PUDP

La PUDP a pour objectif de formaliser les engagements et mesures pris par le GROUPE UDIFE et l’Adhérent afin de veiller à la protection des Données Personnelles.

Elle centralise également dans un document unique toutes les informations permettant aux personnes dont le GROUPE UDIFE et l’Adhérent traitent les Données de comprendre :

4. Valeur de la PUDP

La PUDP n’a pas de valeur contractuelle. Elle n’engage pas les Personnes Concernées et ne leur impose pas d’obligation. Elle rappelle simplement les obligations légales et les engagements auxquels sont tenus le GROUPE UDIFE et l’Adhérent.

5. Portée de la PUDP

5.1. Champ d’application juridique

La démarche du GROUPE UDIFE et de l’Adhérent s’inscrit dans le cadre de la règlementation (au sens large) applicable en France, en matière de protection des données à caractère personnel (ci-après la « Réglementation ») et plus spécifiquement : 

Les engagements du GROUPE UDIFE et l’Adhérent pourraient donc évoluer en fonction du contexte légal et réglementaire, de la doctrine du CEPD et des autorités de contrôle et des décisions des juges compétents.

5.2. Champ d’application territorial

Les principes et engagements inscrits dans la PUDP ont été adoptés conformément à la Règlementation. Ils s'appliquent dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités sur tout le territoire français.

5.3. Champ d’application matériel

La PUDP concerne exclusivement :

• Les personnes physiques qui accèdent au Site, naviguent sur ce dernier et/ou utilisent le Site pour, entre autres, contacter l’Adhérent, par exemple via un formulaire de contact.

• Les personnes physiques dont le GROUPE UDIFE (voire l’Adhérent) publie les Données sur le Site (par exemple les collaborateurs des agences de pompes funèbres figurant dans l’annuaire publié sur le Site). 

6. Responsable du Traitement

Le Responsable du Traitement varie en fonction du Traitement de Données Personnelles concerné.

Selon les cas, il peut s’agir de :

ou

ou

Le Responsable du Traitement a été identifié pour chaque Traitement en annexe.

7. Délégué à la protection des Données Personnelles 

Afin de garantir la conformité de ses pratiques à la Réglementation, le GROUPE UDIFE a désigné un Délégué à la protection des Données Personnelles (ci-après le « Délégué »).

Le Délégué est le point de contact privilégié des Personnes Concernées avec le GROUPE UDIFE en matière de protection des Données Personnelles.

La Personne Concernée peut prendre contact avec le Délégué pour toutes questions relatives au Traitement de ses Données Personnelles par le GROUPE UDIFE ainsi qu'à l'exercice de ses droits sur celles-ci.

Le Délégué est susceptible d’assister l’Adhérent afin que celui-ci réponde au mieux aux besoins et aux demandes des Personnes Concernées au sujet de leurs Données Personnelles. En revanche, l’Adhérent est et demeure le Responsable du Traitement relevant de son périmètre d’intervention et reste, seul, en charge de répondre aux demandes des Personnes Concernées.

ENGAGEMENTS DU GROUPE UDIFE ET DE L’ADHERENT

8. Principes gouvernant l’utilisation des Données

8.1. Des finalités légitimes et déterminées

Le GROUPE UDIFE et l’Adhérent traitent les Données Personnelles des Personnes Concernées pour remplir des objectifs déterminés, explicites et légitimes.

Un inventaire récapitulant précisément chaque objectif poursuivi est disponible en annexe de la PUDP.

Les Données peuvent être utilisées ultérieurement de manière compatible avec ces objectifs. Dans un tel cas, le GROUPE UDIFE et l’Adhérent s’engagent à en informer préalablement la Personne Concernée, par le biais de la PUDP ou toute autre notice ou mention d’informations.

En tout état de cause, la Personne Concernée est informée qu’elle ne fait pas l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un Traitement automatisé, tel que le profilage, produisant des effets juridiques le concernant ou l’affectant de manière significative.

8.2. Un Traitement Licite

Conformément à la Règlementation, les Traitements ne sont mis en œuvre par le GROUPE UDIFE et l’Adhérent que s’ils sont justifiés par l’une des bases légales suivantes :

• Consentement

Le Traitement effectué par le GROUPE UDIFE ou l’Adhérent peut reposer sur le consentement de la Personne Concernée.

Dans cette hypothèse, le GROUPE UDIFE et l’Adhérent s’engagent à ce que :

• Le consentement soit sollicité de manière éclairée : la Personne Concernée est informée, entre autres, de la finalité du Traitement ;

• Le consentement soit spécifique : il est donné dans le cadre d’un seul Traitement, pour une finalité déterminée. Si un Traitement comporte plusieurs finalités, la Personne Concernée peut consentir ou refuser par finalité ;

• Le consentement soit libre : la Personne Concernée se voit offrir un choix réel, sans subir de conséquences négatives en cas de refus ;

• Le consentement soit univoque : il est donné par le biais d’un acte positif clair.

La Personne Concernée est informée, avant de donner son consentement, qu’elle peut retirer celui-ci à tout moment.

Le GROUPE UDIFE et l’Adhérent conservent la preuve du consentement accordé.

• Intérêt légitime

Le GROUPE UDIFE et l’Adhérent peuvent Traiter les Données Personnelles des Personnes Concernées lorsqu’ils poursuivent des intérêts légitimes.

Dans ce cas, le GROUPE UDIFE et l’Adhérent rappellent à la Personne Concernée qu’elle dispose d’un droit de s’opposer au Traitement.

Si la Personne Concernée s’oppose au Traitement, le GROUPE UDIFE et l’Adhérent ne traitent plus les Données Personnelles, sauf s’ils démontrent qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour poursuivre le Traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la Personne Concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

• Exécution de mesures précontractuelles ou d’un contrat

Le Traitement peut être mis en œuvre s’il est nécessaire à la conclusion et / ou l’exécution d’un contrat liant le GROUPE UDIFE ou l’Adhérent à la Personne Concernée.

8.3. Un Traitement loyal et transparent

De manière générale, les Données sont collectées directement auprès des Personnes Concernées. 

Elles peuvent également être collectées par l’intermédiaire des cookies, ou être transmises par la société CYBILLE (immatriculée au RCS de RENNES sous le n° 901 858 373) s’agissant du service de consultation d’avis de décès.

Dans tous les cas, les Données sont collectées loyalement, jamais à l’insu des Personnes Concernées.

Le GROUPE UDIFE et l’Adhérent informent les Personnes Concernées de chaque Traitement qu’ils mettent en œuvre par le biais de la PUDP, de clauses spécifiques dans leurs contrats et des mentions d’information présentes sous chaque formulaire de collecte, y compris en ligne. 

8.4. Une minimisation des Données

Le GROUPE UDIFE et l’Adhérent veillent à limiter la collecte de Données à ce qui est strictement nécessaire au regard de l’objectif poursuivi. 

Les Personnes Concernées contrôlent toutefois leurs Données. Elles ne sauraient donc reprocher au GROUPE UDIFE ou à l’Adhérent de Traiter des Données non nécessaires, alors même qu’elles les auraient transmises de leur propre initiative, sans que le GROUPE UDIFE, ni l’Adhérent, ne les aient demandées.

Les informations collectées à l’occasion de l’exécution de mesures précontractuelles ou de contrats sont obligatoires. Leur caractère obligatoire est indiqué à la Personne Concernée par l’intermédiaire d’une mention spécifique directement dans le formulaire de collecte. En l’absence de communication de ces informations, la demande de la Personne Concernée ne pourra pas être examinée ou son Traitement sera retardé.

8.5. Des Données exactes et tenues à jour

Le GROUPE UDIFE et l’Adhérent s’engagent à mettre en place des mesures pour s’assurer que les Données de la Personne Concernée sont exactes, mises à jour et corrigées, le cas échéant.

En tout état de cause, toute Personne Concernée peut solliciter que ses Données soient mises à jour en contactant le GROUPE UDIFE ou l’Adhérent (en fonction du Traitement concerné). 

9. Prise en compte de la protection des Données par défaut et dès la conception

Le GROUPE UDIFE et l’Adhérent s’engagent, lors de la mise en œuvre des Traitements et notamment, lorsqu’ils recourent à des technologies, y compris fournies par des prestataires, à ce que les principes suivants soient pris en compte : 

• Le Traitement des Données Personnelles est limité à ce qui est nécessaire ;
• L’accès aux Données Personnelles est limité aux seules personnes qui doivent y avoir accès ;
• Les Données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire ou au-delà de la durée légale ;
• La Règlementation est respectée.

En particulier, UDIFE s’engage à ce que le Site respecte les principes énoncés ci-dessus.

10. Conservation limitée des Données

Le GROUPE UDIFE et l’Adhérent conservent les Données des Personnes Concernées pendant le seul temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi au moment de la collecte.

Le GROUPE UDIFE et l’Adhérent sont susceptibles de conserver plus longtemps certaines Données afin de leur permettre d’exercer ou faire la preuve d’un droit. Dans ce cas, les Données sont archivées par le GROUPE UDIFE et l’Adhérent et conservées pendant 6 ans. Cette durée prend en compte les délais de prescription de droit commun des actions civiles et pénales en France. 

En cas de collecte de Données Personnelles pour plusieurs finalités, les Données sont conservées jusqu’à l’épuisement du délai de conservation ou d’archivage le plus long.

11. Sensibilité des Données

UDIFE ASSURANCES et l’Adhérent peuvent être amenés à traiter des Données dites « sensibles » en raison de leur activité.

UDIFE ASSURANCES et l’Adhérent sont, en effet, susceptibles de collecter des informations révélant les convictions religieuses ou philosophiques de la Personne Concernée dans le cadre de la souscription à un contrat prévoyance obsèques ou l’organisation des obsèques.

Dans cette hypothèse, le GROUPE UDIFE s’engage à recueillir le consentement spécifique de la Personne Concernée relativement au traitement de ces Données sensibles.

12. Sécurité des Données

Le GROUPE UDIFE et l’Adhérent accordent une importance toute particulière à la sécurité et à la confidentialité des Données.

Ainsi, le GROUPE UDIFE et l’Adhérent mettent en place des mesures organisationnelles et techniques appropriées afin d’assurer la sécurité des Données et protéger ces dernières contre toute perte, altération, divulgation et contre tout accès non-autorisé.

La question de la sécurité des Données étant toutefois l’affaire de tous, la Personne Concernée est invitée à prendre les précautions qui s’imposent lors de la communication de ses Données et à adopter les bonnes pratiques en matière d’hygiène numérique.

13. Destinataires des Données Personnelles 

13.1. Collaborateurs internes

Les Données collectées par le GROUPE UDIFE ou l’Adhérent sont traitées en interne par ses collaborateurs habilités à en connaître et soumis à une obligation de confidentialité.

13.2. UDIFE ASSURANCES

Les devis relatifs à la mise en œuvre de contrats de prévoyance obsèques sont préparés par l’Adhérent, en sa qualité de mandataire d’intermédiaire d’assurance, pour le compte d’UDIFE ASSURANCES, courtier d’assurance.

L’Adhérent agit donc en tant que sous-traitant d’UDIFE ASSURANCES, au sens de la Réglementation.

En tant que tel, l’Adhérent peut être amené à transmettre les Données de la Personne Concernée à UDIFE ASSURANCES.

13.3. Prestataires

Les Données des Personnes Concernées peuvent être communiquées ou être accessibles aux prestataires du GROUPE UDIFE ou de l’Adhérent.

Il s’agit par exemple de prestataires de services informatiques (ex. hébergeur du Site, prestataire en charge de la maintenance du Site, fournisseur de la messagerie électronique etc.).

Il peut également s’agir de prestataires qui assurent une fonction de conseil (ex. auditeur sécurité, conseil juridique, avocat, consultant, expert-comptable, commissaire aux comptes, etc.).

En tout état de cause, le GROUPE UDIFE et l’Adhérent s’assurent que tous les prestataires auxquels ils ont recours présentent les garanties suffisantes en matière de protection des Données, en particulier s’agissant de leur confidentialité et de leur sécurité.

13.3. Partenaires commerciaux du GROUPE UDIFE

Le GROUPE UDIFE peut également mettre en relation la Personne Concernée avec des partenaires commerciaux, à l’instar de son partenaire SORENIR proposant un service d’accompagnement post-obsèques. Dans ce cas, le GROUPE UDIFE transmet uniquement les Données de la Personne Concernée à son partenaire si cette dernière y a consenti.

Le GROUPE UDIFE ne vend en aucun cas à des tiers les Données de la Personne Concernée, aux fins pour ces tiers de constituer des bases de données de prospects qu’ils peuvent ensuite commercialiser. 

13.4. Destinataires « exceptionnels »

Le GROUPE UDIFE ou de l’Adhérent peut être amené, de manière exceptionnelle, à communiquer les Données des Personnes Concernées à des tiers autorisés tels que les institutions fiscales ou les autorités judiciaires.

14. Transfert de Données Personnelles hors EEE

Les Données des Personnes Concernées sont stockées sur des serveurs situés en France.

Dans la mesure du possible, le GROUPE UDIFE et de l’Adhérent s’efforcent de ne pas transférer les Données des Personnes Concernées en dehors de l’Espace économique européen (ci-après l’ « EEE »).

Lorsque cela n’est pas possible (par exemple, lorsque le prestataire choisi est établi en dehors de l’EEE), le GROUPE UDIFE ou de l’Adhérent procède au transfert de Données de manière sécurisée uniquement et dans le respect de la Réglementation.

Ainsi, le GROUPE UDIFE et de l’Adhérent ne transfèrent les Données aux seuls destinataires hors EEE qui, selon les cas :

• se conforment aux conditions prévues dans la PUDP ;
• disposent d’une réglementation assurant un niveau de protection adéquat ;
• intègrent dans leurs contrats ou acceptent de signer des clauses contractuelles types adoptées par la Commission Européenne.

Pour en savoir plus, la Personne Concernée peut contacter le GROUPE UDIFE ou l’Adhérent.

15. Droits des Personnes Concernées 

Conformément à la Règlementation, toute Personne Concernée bénéficie des droits suivants :

Pour en savoir plus, la Personne Concernée peut contacter le GROUPE UDIFE ou l’Adhérent.

Le GROUPE UDIFE et l’Adhérent s’engagent à répondre à toute demande dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des délais légaux. S’il n’est pas en mesure d’identifier l’auteur de la demande, le GROUPE UDIFE ou l’Adhérent peut demander à la Personne Concernée de rapporter toute preuve utile pour l’identifier. 

Dans l’hypothèse où l’Utilisateur contacterait le « mauvais » Responsable du Traitement (par exemple : il contacterait UDIFE alors que le Responsable du Traitement serait l’Adhérent), sa demande serait communiquée dans les plus brefs délais au véritable Responsable du Traitement.

ANNEXE : INFORMATIONS SUR LES TRAITEMENTS